Mehr Zeit für Mitglieder: ÖAMTC digitalisiert seinen Einkauf bewusst mit SAP Ariba
Bevor die berühmten “gelben Engel” des ÖAMTC einsatzbereit sind, findet hinter den Kulissen ein komplexer, aber entscheidender Prozess statt: die Versorgung von Stützpunkten und Fahrzeugen mit Werkzeug, Schutzkleidung, Formularen und technischem Equipment. Jede Verzögerung im Einkauf kann sich im Alltag bemerkbar machen.
Um diese essenziellen Abläufe zu entlasten, entschied sich der Mobilitätsclub seinen Einkaufsprozess gemeinsam mit Axians zu modernisieren. Mit der Einführung von SAP Ariba Buying und SAP Ariba Guided Sourcing wurde ein digitaler Standard geschaffen, der die Beschaffung schneller und transparenter macht und so letztlich mehr Zeit für das schafft, was für den ÖAMTC im Mittelpunkt steht: die 2,3 Mio. Mitglieder.
Die Herausforderung: Komplexe Abläufe und hohe manuelle Aufwände
ÖAMTC versorgt mit ca. 4.500 Mitarbeitenden landesweit unterschiedliche Bereiche: Pannenhilfe, Fahrtechnikzentren, Flugrettung, Mitgliederservice u. v. m. Der Beschaffungsprozess war geprägt von manuellen Schritten, mehreren Systemen und hohen administrativen Aufwänden.
- Medienbrüche führten zu Fehlern
- Freigaben dauerten zu lange
- Bedarfsträger mussten Informationen selbst einholen
Die Folge: wertvolle Zeit ging verloren – von der Auswahl der Artikel, im Einkauf und in der Buchhaltung.
Die Lösung: SAP Ariba als neue Beschaffungsplattform
Gemeinsam mit Axians setzte der ÖAMTC auf SAP Ariba Buying und SAP Ariba Guided Sourcing für bald vier Landesorganisationen, um einen modernen digitalen Einkauf zu gestalten. Das Projekt umfasste weit mehr als die technische Einführung eines Systems: Axians übernahm die Überarbeitung eines bestehenden Lastenhefts, und unterstützte bei der Datenbereinigung sowie beim Aufbau strukturierter Lieferantenkataloge.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit mit dem Kernteam des Automobilclubs. Rund 50 Key User aus unterschiedlichen Bereichen testeten die neuen Prozesse intensiv und brachten wertvolle Rückmeldungen ein. Diese enge Zusammenarbeit stellte sicher, dass die Lösung realistische Anforderungen abbildet und breit akzeptiert wird.
„Axians hat sich in jeder Phase des Projektes Zeit genommen, um unsere Geschäftsanforderungen zu verstehen. Neben der Fachexpertise war es auch die Bereitschaft, neue verfügbare Funktionalitäten zu prüfen und uns zu empfehlen, die zu einem erfolgreichen Projekt beigetragen haben.
Wir haben nun ein modernes System, um unsere Einkaufsprozesse effizienter und transparenter zu managen.”
Stephanie Siegl
Leiterin Zentraler Einkauf ÖAMTC
Das Ergebnis: Ein Einkauf, der Zeit spart und Mitarbeitende entlastet
Nach dem Go-Live startete das System in den operativen Betrieb. In den ersten Wochen standen die Stabilisierung sowie die Feinjustierung einzelner Funktionen im Vordergrund. Optimierungen wurden schrittweise umgesetzt und gemeinsam mit den Fachbereichen priorisiert.
Bereits früh zeigte sich ein klarer Mehrwert in der Transparenz: Bestellungen und Prozessschritte sind nun zentral und durchgängig nachvollziehbar. Gleichzeitig führte die Umstellung auf die neue Plattform naturgemäß zu einem erhöhten Abstimmungsbedarf, da sich die Anwender:innen zunächst mit den neuen Abläufen vertraut machten.
Mit zunehmender Routine im Umgang mit dem System und dem kontinuierlichen Support entfaltet die Lösung Schritt für Schritt ihr volles Potenzial. Die Digitalisierung schafft so nicht nur Effizienzgewinne durch schnellere Prozesse, sondern stärkt langfristig die Servicequalität, die die ÖAMTC‑Mitglieder täglich erleben.
Warum Axians der richtige Partner für die SAP Ariba Einführung bei ÖAMTC war
Die Entscheidung für Axians als Implementierungspartner fiel nicht zufällig. Der Automobilclub suchte ein Team, das nicht nur tiefes Fachwissen in SAP mitbringt, sondern auch die Fähigkeit, komplexe Beschaffungsprozesse praxisnah zu strukturieren und cross-funktionale Teams effizient zu begleiten. Axians überzeugte durch seine umfassende Erfahrung im Bereich digitale Beschaffung, seine Kompetenz in Cloud‑basierten SAP‑Lösungen und die Fähigkeit, Projekte auch in herausfordernden Phasen sicher zu steuern.
Besonders wertvoll war für den Kunden, dass Axians sich schnell in den Projektstand einarbeiten konnte und nicht einfach ein System implementierte, sondern gemeinsam mit Bedarfsträgern, Einkauf, IT und Buchhaltung einen gemeinsamen, zukunftsfähigen Purchase‑to‑Pay‑Standard entwickelte.
Axians brachte außerdem ein tiefes Verständnis für Change‑Management‑Themen mit – ein entscheidender Faktor, wenn hunderte Mitarbeitende an Stützpunkten, im Einsatzdienst oder in der Verwaltung neue digitale Prozesse übernehmen müssen. Dass Axians zudem kontinuierlich neue Cloud‑Funktionen bewertet und Empfehlungen ausspricht, stärkt die langfristige Zukunftssicherheit der Lösung. Genau diese Mischung aus technischer Expertise, Prozessverständnis und partnerschaftlichem Vorgehen macht Axians zum idealen Partner für moderne SAP‑Projekte wie beim ÖAMTC.
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